Huishoudelijk reglement

Artikel 1 – Algemene bepaling

1. De vereniging genaamd “Eerste Oirschotse Zwemclub” is bij notariële akte opgericht op 15 juni 1967 en is gevestigd in de gemeente Oirschot.
2. Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging, zoals deze zijn vastgesteld bij notariële akte op 15 juni 1967 en gewijzigd op 5-11-1994.
3. De vereniging bezit volledige rechtsbevoegdheid.
4. De vereniging is ingeschreven in het verenigingenregister dat gehouden wordt bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40258547.
5. De vereniging is aangesloten bij de Koninklijke Nederlandse Zwembond (K.N.Z.B.).

Artikel 2 – Het lidmaatschap

1. De aanmelding geschiedt door invulling, dagtekening en ondertekening van een door de secretaris te verstrekken aanmeldingsformulier, waarop de volgende gegevens zijn in te vullen: naam, voorletters, voorna(a)m(en), roepnaam, adres, postcode en woonplaats, geboortedatum, geslacht, telefoonnummer, e-mail adres, zwemonderdeel en IBAN nummer.
2. De inschrijfgelden/contributietarieven worden tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV) vastgesteld.
3. Het bestuur draagt er zorg voor dat degenen die als lid tot de vereniging zijn toegelaten, worden aangemeld bij de K.N.Z.B.
4. Heeft het lid binnen de door het bestuur vastgestelde termijn van 2 maanden niet aan de verplichtingen voldaan dan vervalt het lidmaatschap. Indien het lid van de diensten van de vereniging gebruik heeft gemaakt tijdens het aspirant lidmaatschap, dan dient het lid zijn financiële verplichtingen na te komen. Restitutie van inschrijfgelden kan nimmer geschieden.

Artikel 3 – Beëindigen van het lidmaatschap

1. Het beëindigen van het lidmaatschap kan alleen schriftelijk bij de secretaris van de vereniging (een e-mail waarop een bevestiging is ontvangen van de secretaris van de vereniging wordt hieraan gelijkgesteld).
2. Het beëindigen van het lidmaatschap dient voor de start van het zwemkwartaal te geschieden (uiterlijk voor: 31 maart – 30 juni – 30 september – 31 december).
3. Het beëindigen van de automatische incasso is geen wijze waarop het lidmaatschap kan worden beëindigd. Na reglementaire opzegging wordt de automatische incasso stopgezet.

Artikel 4 – Rechten en plichten van leden

1. Bij toetreding als lid hebben zij het recht een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement te ontvangen.
2. Zij hebben het recht om deel te nemen aan lessen, trainingen en wedstrijden.
3. Zij hebben het recht om deel te nemen aan debatten en stemmingen in de ledenvergaderingen.
4. Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend.
5. Zij hebben de plicht het bestuur binnen twee weken schriftelijk in kennis te stellen van de verandering van hun persoonsgegevens, bijvoorbeeld adres, telefoonnummer en/of bankrekeningnummer.
6. Zij hebben de plicht tot het betalen van de contributie door middel van een automatische incasso.
7. Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging, alsmede van de door het bestuur aangewezen commissie gegeven richtlijnen, benevens de voorschriften van de K.N.Z.B.
8. Zij hebben de plicht zich te houden aan de voorschriften die door de exploitant van het zwembad worden gesteld.
9. Van leden boven de zestien jaar wordt een actieve bijdrage in de organisatie van het verenigingsgebeuren verwacht. Hierbij wordt een evenwichtige spreiding van de te verrichten werkzaamheden over de beschikbare leden betracht. Voorbeelden van werkzaamheden zijn zitting nemen in bestuur of commissies en het assisteren bij trainingen, wedstrijden of anderen verenigingsactiviteiten.
10. Indien leden de zestienjarige leeftijd nog niet hebben bereikt wordt een bijdrage verwacht van de ouder(s) of verzorgende(n) van het betreffende lid.

Artikel 5 – Contributie

1. Het incasseren van de contributie geschied onder verantwoordelijkheid van de penningmeester.
2. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks vastgesteld tijdens de ALV.
3. De leden zijn gehouden tot het betalen van een contributie d.m.v. een automatische incasso.
4. De contributie wordt elk kwartaal bij de leden geïncasseerd, te weten in januari, april, juli en oktober.
5. Ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van contributie.
6. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft niettemin de contributie over het dan lopende kwartaal verschuldigd volgens artikel 3.
7. Het bestuur is bevoegd in bijzondere gevallen gehele of gedeeltelijke ontheffing van de verplichting tot het betalen van contributie te verlenen.
8. Leden die de contributie niet of niet tijdig betalen worden door de penningmeester schriftelijk gesommeerd om binnen veertien dagen alsnog aan de betaling te voldoen. Als het betreffend lid niet aan deze voorwaarden kan voldoen kan het betreffende lid uitgesloten worden van wedstrijden, trainingen, zwemlessen en andere verenigingsactiviteiten.
9. Leden van de vereniging zijn automatisch lid van de K.N.Z.B. en zijn daarvoor contributie verschuldigd. Deze contributie wordt jaarlijks in januari of direct bij aanvang van een lidmaatschap bij de leden geïncasseerd. De hoogte van de K.N.Z.B. contributie wordt jaarlijks door de K.N.Z.B. geïndexeerd en tijdens de ALV medegedeeld.
10. Bestuursleden, officials, trainers en instructeurs die lid zijn van de vereniging worden uitgesloten voor het betalen van K.N.Z.B. contributie. Uitzondering op de regel zijn zij die zwemmend lid zijn van de verening.

Artikel 6 – Kostenvergoeding

1. Het bestuur is bevoegd om kosten te vergoeden, zulks volgens jaarlijks vast te stellen normen en bedragen die tijdens de ALV worden vastgesteld.
2. De kosten moeten schriftelijk bij de penningmeester worden gedeclareerd in het jaar waarin zij zijn gemaakt.
3. Voor het volgen van cursussen en opleidingen is toestemming vereist van het bestuur.
4. Voor het volgen van cursussen en opleidingen zijn de volgende afspraken van kracht.
5. De cursist betaald 50% van de totale studiekosten, de vereniging het overige gedeelte.
6. Na het behalen van het diploma betaald de vereniging elk jaar 1/3 van de door de cursist betaalde studiekosten terug.
7. Bij vertrek binnen drie jaar na het behalen van het diploma kan het bestuur (een gedeelte van) de studiekosten terugvorderen.
8. Trainers/instructeurs kunnen in aanmerking komen voor een financiële vergoeding.
9. Commissies die minimaal drie maal per jaar vergaderen kunnen in aanmerking komen voor een veroeding.

Artikel 7 – Kascommissie

1. Conform de statuten worden door de algemene ledenvergadering de leden van de kascommissie benoemd.
2. De kascommissie bestaat uit ten minste twee leden.
3. De kascommissie houdt toezicht op het beheer van de penningmeester. Zij is gehouden tenminste eenmaal per jaar de kas, saldi, de boeken en bescheiden van de penningmeester in te zien. Van de uitkomst van dit onderzoek wordt verslag uitgebracht aan het bestuur en de algemene ledenvergadering.
4. Indien de kascommissie termen aanwezig acht om het bestuur te dechargeren zal zij een betreffend voorstel doen aan de algemene vergadering. De kascommissie is bevoegd aan het bestuur voorstellen betreffende het financiële beheer te doen.
5. De algemene ledenvergadering verleent aan het bestuur toestemming om gedurende het boekjaar uitgaven te doen.

Artikel 8 – Bestuur

1. Het (algemeen) bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.
2. Onder het bestuur valt, onverminderd het bepaalde dienaangaande in de staturen, elders in het huishoudelijk reglement of in andere reglementen: a) de algemene leiding van zaken, b) de uitvoering van de door de algemene vergadering genomen besluiten, c) het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen, waaronder het onderhavige, d) benoeming, ontslag en bezoldiging van personen werkzaam ten behoeve van de verenging, e) schorsing en royement van leden van de vereniging, indien daar aanleiding toe bestaat en altijd na zorgvuldig onderzoek en verslaglegging van de geconstateerde feiten.
3. Het bestuur vergadert tenminste eenmaal per maand volgens een vooraf vastgesteld rooster, met uitzondering van de maanden juli en augustus. Daarenboven vergadert het bestuur zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 3 (tenzij anders in de statuten is bepaald) leden van het bestuur zulks wensen.
4. Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. Over personen kan zowel schriftelijk als mondeling worden gestemd, terwijl over zaken mondeling gestemd kan worden. besluiten worden bij meerderheid van geldige stemmen genomen.

Artikel 9 – Het dagelijks bestuur

1. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen welke niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging op de eerstvolgende bestuursvergadering mede.
2. Taken van de voorzitter: a) leidt de vereniging, b) leidt de bestuurs- en ledenvergaderingen, c) coördineert bestuurstaken, d) blijft op de hoogte van de gang van zaken, e) vertegenwoordigt de vereniging naar buiten, f) onderhoudt contacten met externen, g) draagt (in overleg) zorg voor aanvulling van het bestuurlijk kader, h) houdt toezicht op en is verantwoordelijk voor de juiste uitvoering van statuten en huishoudelijk reglement, i) stemt ontwikkelingen af op de organisatie van de vereniging.
3. Taken van de secretaris: a) is verantwoordelijk voor de ledenadministratie, b) stelt in overleg met de voorzitter de agenda op voor de bestuurs- en ledenvergaderingen, c) notuleert bij deze vergaderingen, d) stelt in overleg met de betrokkenen het jaarverslag op, e) distribueert inkomende en uitgaande post, e) draagt zorg voor archivering en beheert het archief.
4. Taken van de penningmeester: a) beheert de geldmiddelen, b) verzorgt de administratie van inkomsten en uitgaven, c) draagt zorg voor inning van gelden, contributies, donaties, sponsoren etc., d) verzorgt de jaarstukken, e) stelt de ontwerpbegroting op en legt deze voor aan het bestuur en de Alegemen Ledenvergadering, f) begeleiden en beheren van de financiën van de commissie(s).

Artikel 10 – Bestuursverkiezing

1. Ieder bestuurslid treed uiterlijk 3 jaar na zijn verkiezing af.
2. De namen van de aftredende bestuursleden, alsmede van de door het bestuur gestelde kandidaten dienen gepubliceerd te worden in de agenda van de jaarlijkse vergadering waarin de bestuursverkiezing aan de orde is. In deze agenda dient tevens de mogelijkheid tot kandidaatstelling door de stemgerechtigde leden van de vereniging geopend te worden, met vermelding van de daaraan verbonden procedure.
3. Een kandidaatstelling door stemgerechtigde leden dient schriftelijk bij de secretaris aangemeld te worden, ondertekend door tenminste drie stemgerechtigde leden en dient vergezeld te gaan van een ondertekende bereidheidsverklaring en motivatie van de desbetreffende kandidaat eventueel onder vermelding van de functie die hij in het bestuur ambieert.

Artikel 11 – Calamiteiten

1. E.O.Z.C. heeft geen structurele commissie voor calamiteiten.
2. Wanneer zich een calamiteit voordoet binnen de vereniging kan het bestuur hiervoor een tijdelijk orgaan in het leven roepen.
3. Het bestuur verzorgt, in het geval van een calamiteit, de communicatie naar derden.
4. Voor alle instructeurs/trainers wordt een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) opgevraagd.

Artikel 12 – Overige commissies

1. Behoudens de algemene ledenvergadering kunnen de verenigingsorganen slechts (sub)- commissies instellen, de benoeming en ontslag van de leden ervan en de werkwijze van de commissies regelen, voor zover dit ligt binnen het taakgebied van het desbetreffende verenigingsorgaan. Verenigingsorganen zijn onder meer het (afdelings) bestuur, de (afdelings) vergadering en de commissies.
2. Elke commissie rapporteert tenminste één keer per kalenderjaar over de voortgang van zijn werkzaamheden aan het orgaan, dat de commissies benoemde, tenzij in de instructie anders is bepaald. De rapportage geschied volgens door het bestuur vastgestelde richtlijnen.
3. Een commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter of tenminste twee leden van de commissie dit wenselijk achten.
4. Een commissie is verantwoording schuldig aan het orgaan dat de desbetreffende commissie heeft ingesteld.
5. Een commissie dient voor 1 november van enig jaar een begroting in te dienen voor het daarop volgend jaar. Zij geven een overzicht van de door hen vast te stellen activiteiten met vermelding van baten en lasten. Indien de begroting eenmaal is vastgesteld door het bestuur van de vereniging en later als zodanig geaccepteerd door de algemene ledenvergadering, is deze binden voor de commissie. Indien een commissie tussentijds wijziging wil van het toegewezen budget, dan dient de betreffende commissie vroegtijdig schriftelijk en met redenen omkleed het verzoek daartoe in bij het bestuur. Het bestuur doet hierover uitspraak, welke bindend is voor de commissie.

Artikel 13 – Reglement training

1. Ieder lid is gehouden zich bij verhindering af te melden via de site www.eozc.nl.
2. Ieder lid is tijdens de training/zwemles onderworpen aan de richtlijnen van zijn/haar trainer/instructeur.
3. Het gebruik van kleed en douche ruimtes is beperkt tot 5 minuten voor en 15 minuten na de training/zwemles.
4. Het zwembad wordt pas betreden na toelating door de trainer/instructeur.
5. De kleding dient opgehangen te worden in de daarvoor bestemde lockers. Een muntje is te verkrijgen via de vereniging.

Artikel 14 – Reglement wedstrijden

1. Elk lid die deelneemt aan de verschillende wedstrijden dient in het bezit te zijn van een startvergunning.
2. Bij wedstrijden dient men zich, indien gehinderd, af te melden bij de desbetreffende verantwoordelijke ploegleider/instructeur.
3. Bij wedstrijden zal indien mogelijk de wedstrijdgroep vergezeld zijn van een ploegleider/instructeur.
4. Iedere deelnemer dient te handelen volgens de reglementen van de K.N.Z.B.
5. Jury en andere deelnemers c.q. ploegleiders worden niet gehinderd in het uitvoeren van hun functie.
6. Iedere deelnemer volgt de aanwijzingen van de ploegleider/ instructeur op.

Artikel 15 – Clubkleuren

1. Het sporttenue tijdens wedstrijden waaraan de vereniging deelneemt bestaat uit: a) zwembroek/zwempak naar eigen keuze, b) zwembrilletje naar eigen keuze, c) badmuts, indien gedragen, clubtenue, d) poloshirt, clubtenue.
2. Het dragen van poloshirt in clubkleuren is verplicht bij wedstrijden waar de “Eerste Oirschotse ZwemClub” vertegenwoordigd is.
3. Het sporttenue (poloshirt en badmuts) kan via E.O.Z.C. aangeschaft worden.

Artikel 16 – Aansprakelijkheid van de leden

1. Ieder der leden is aansprakelijk voor de door hem aan eigendommen van de vereniging aangerichte schade.
2. Voor de kosten die gepaard gaan met de afdoening van strafzaken e.d. door de K.N.Z.B. kunnen de leden niet aansprakelijk worden gesteld.
3. De vereniging is aansprakelijk voor gedragingen van (kader) leden en vrijwilligers tegenover derden. De vereniging vergoedt de schade, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid bij het (kader) lid en vrijwilliger. In dat geval wordt de schade op het (kader) lid of vrijwilliger verhaald.

Artikel 17 – Representaties

1. Aan leden wordt een vermelding en een attentie toegekend bij het bereiken van het 10 jarig lidmaatschap. Na het behalen van het 10 jarig lidmaatschap wordt iedere 5 jaar een vermelding en attentie toegekend.
2. De hoogte van de attentie en overige representaties worden bepaald door het bestuur.

Artikel 18 – Slotbepaling

1. Ieder lid en verenigingsorgaan heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement.
2. Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de algemene ledenvergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat daar wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld.
3. Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden.
4. In alle gevallen waarin het huishoudelijk reglement c.q. de statuten niet voorziet beslist na overleg, het bestuur.